Finanzas personales vs. finanzas del negocio: ¿cómo separarlas correctamente?

Para lograr el éxito financiero a nivel personal y empresarial, es importante mantener una clara distinción de las finanzas personales y las finanzas del negocio. Este aspecto suele ser subestimado por emprendedores y pequeños empresarios, quienes frecuentemente mantienen una inadecuada separación de ambas finanzas, llevando a una toma de decisiones equivocadas, así como dificultades para medir la rentabilidad real del negocio y a problemas legales y fiscales (Ramsey, 2024).

Importancia de la separación:

Los dueños que inician un negocio suelen incurrir en el “commingling”, mezclando fondos al continuar usando sus cuentas bancarias personales para pagar tanto gastos personales como del negocio, así como para recibir ingresos del negocio. Esta práctica puede conllevar a los siguientes problemas:

• Problemas para la Medición de la Rentabilidad Real del Negocio: El pago de gastos personales con fondos del negocio podrían ocasionar una utilidad neta menor de lo que realmente es, dificultando la evaluación de la verdadera situación financiera de la empresa para sus dueños y terceros interesados.
• Problemas con el Cumplimiento de Obligaciones Fiscales: La mezcla de fondos puede dificultar las declaraciones de impuestos, generando imprecisión en la determinación de las bases imponibles. Esta irregularidad expone el negocio a reparos fiscales que podrían comprometer la continuidad de las operaciones de la empresa y en caso de considerarse como fraude, podrían conllevar al levantamiento del velo corporativo, afectando también al patrimonio personal de sus dueños.
• Control de los Gastos Personales: Si los ingresos del negocio son utilizados, indiscriminadamente, para cubrir gastos personales, se puede perder el control sobre los gastos personales, ya que los ingresos pueden parecer mayores a lo que sus dueños legítimamente se han asignado a través de sueldos por su trabajo, dividendos como accionistas y dietas como directores.
• Solicitudes de financiamiento: A buscar inversionistas o solicitar préstamos bancarios, los estados financieros de la empresa reflejan un tratamiento inadecuado, confuso y con falta de profesionalismo, dificultando la medición del riesgo del riesgo de crédito del negocio y la reputación de sus dueños en el uso del dinero, lo cual puede dificultad la obtención de cualquier tipo de financiamiento.

Metodología: Cinco Pasos para la Separación Correcta de las Finanzas.

Para evitar la confusión en la gestión de ambas finanzas, se propone una metodología práctica a través de los siguientes cinco pasos, considerando las recomendaciones de Macías (2011):

1. Mantener Instrumentos Financieros Separados:

Este paso comprende considerar, al menos, los siguientes instrumentos:

• Cuentas Bancarias: Abrir cuentas bancarias de negocio diferentes a las personales. Nunca emplear las cuentas personales para recibir ingresos del negocio o para pagar sus gastos operativos.
• Tarjetas de Crédito y Débito: Usar las tarjetas de crédito o débito del negocio exclusivamente para sus gastos.

2. Establecer Parámetros para la Retribución a los Dueños:

Los dueños deben ajustarse a una retribución predecible de acuerdo a parámetros predefinidos, como se indica a continuación:

• Salario Regular: Los dueños deben asignarse un salario fijo a través de la nómina regular.
• Dividendos: De acuerdo con su participación accionaria, a partir de las utilidades netas que acumule el negocio.
• Dietas: Con un monto fijo por su participación como director en la junta directiva del negocio.
• Préstamos del Negocio: Recibiendo fondos del dinero bajo términos predefinidos, con un compromiso de repago al negocio en una fecha definida.

3. Implementar un Sistema de Contabilidad

La contabilidad debería registrarse a través de un programa informático estandarizado que permita:

• Registro Detallado de Cada transacción: Distinguiendo ingresos y egresos de manera detallada y correcta.
• Conciliaciones Bancarias: Facilitando el cruce de las cuentas bancarias del negocio con los registros contables de sus operaciones.

4. Documentar los Aportes de Capital y Préstamos

• Aporte de Capital: Corresponde a los aportes que los accionistas efectúan al negocio a riesgo, sin condiciones para su reintegro.
• Préstamos de Dueños: Corresponde a los fondos que los dueños otorgan al negocio a cambio de su devolución en un plazo definido, pudiendo incluir el pago de intereses.

5. Separar el Espacio Físico

• Contribuye a evitar distracciones con asuntos personales del hogar.
• Para efectos fiscales, la separación de espacio se puede aprovechar para deducciones fiscales por gasto de alquiler del negocio. Esto requiere documentación estricta sobre el porcentaje del hogar que se utilizará para el negocio.

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Conclusión

Separar las finanzas representa un acto de profesionalismo sobre el futuro del negocio. A través de este tratamiento disciplinado se aclara su rendimiento, se facilita su financiamiento y su cumplimiento de diferentes obligaciones. Esta práctica también protege las finanzas personales de los dueños, de los riesgos operativos del negocio.

Referencias:

Macías, S. (2011). Pequeño cerdo capitalista: finanzas personales para hippies, yuppies y bohemios. Aguilar.

Ramsey, D. (2024). La transformación total de su dinero: Un plan efectivo para alcanzar paz financiera. Grupo Nelson.