En un contexto empresarial en constante cambio como el venezolano, la agilidad en la gestión de los requerimientos legales y operativos de los negocios representa una estrategia de supervivencia y una ventaja competitiva que permite operar de manera formal, con todos sus beneficios asociados. Esta agilidad debe asegurar que el cumplimiento de estos requerimientos no se detenga por procesos internos de gobierno corporativo que lo dificulten; por ejemplo, por no delegar suficiente autoridad a los gerentes, entre otros factores. De este modo, se evitan prácticas de microgerencia y se permite que la alta gerencia pueda dedicar más tiempo a los aspectos estratégicos del negocio (Helwing y Jordan, 2025).
En este artículo se explora cómo una gestión correcta de actas, poderes y autorizaciones permite evitar estos “cuellos de botella” en la gestión empresarial en Venezuela.
Tres pilares a mantener en orden: actas, poderes y autorizaciones
Mantener estos tres pilares en orden permite optimizar el cumplimiento legal y operativo de los negocios. Se describen a continuación:
- Las Actas: Es el documento en el cual se registra quiénes son los administradores y sus facultades ante terceros en representación de la empresa. El Código de Comercio en Venezuela exige que las decisiones más importantes se registren en libros sellados por el Registro Mercantil.
- Los Poderes: Se emplean para delegar facultades de representación del negocio ante terceros, de manera general o especial. Contribuyen a evitar cuellos de botella comunes cuando se requiere que los administradores de la empresa supervisen y firmen cada requerimiento en la gestión del negocio.
- Las Autorizaciones: A diferencia de los poderes, que tienen validez ante terceros, las autorizaciones se usan principalmente con carácter interno para agilizar las operaciones del negocio, evitando constantes aprobaciones por parte de cargos superiores.
Para lograr un sistema que se apoye en estos tres pilares y evite cuellos de botella legales y operativos, se propone la siguiente metodología:
Metodología para la Optimización Documental y Operativa.
Paso 1: Auditoría de Vigencia y Representación
Consiste en revisar los documentos legales relacionados con tomas de decisiones, según los estatutos de la empresa, para detectar si la junta directiva se mantiene vigente y si los libros de actas de Juntas Directivas y Asambleas de Accionistas están debidamente registrados.
Paso 2: Matriz de Delegación de Autoridad (MDA)
Para mantener orden en la delegación se facultades, se sugiere diseñar una Matriz de Delegación de Autoridad (MDA), cruzando las Funciones/Procesos con Niveles Jerárquicos (Mamonova, 2025). En esta matriz se debe definir:
- Quién: El cargo responsable, considerando niveles:
- Nivel A: Junta Directiva / Asamblea de Accionistas.
- Nivel B: Gerencia General / Presidencia Ejecutiva.
- Nivel C: Gerencias de Área (Finanzas, Operaciones, Ventas).
- Nivel D: Jefaturas o Coordinaciones.
- Qué: La acción (firmar contratos, movilizar fondos, contratar personal), indicando si debe puede tomarse de manera separada o conjunta con otros cargos, para evitar errores y fraude.
- Cuánto: El límite monetario de dicha acción.
- Cómo: El documento que lo respalda (autorización interna o poder notariado).
Tabla 1: Ejemplo de Matriz de Delegación de Autoridad (MDA)
| Proceso/ Actividad | Nivel D (Jefes) | Nivel C (Gerentes) | Nivel B (G. General) | Nivel A (Directiva) |
| Gastos Operativos (OPEX) | Hasta $100 | Hasta $5.000 | Hasta $10.000 | Sin límite |
| Inversiones (CAPEX) | No autoriza | Solo revisión | Hasta $5.000 | > $5.000 |
| Contratación de Personal | Propone | Entrevista y Avala | Autoriza | Solo Gerencia C |
| Descuentos a Clientes | Hasta 5% | Hasta 15% | Hasta 30% | Casos especiales |
| Pagos a Proveedores | Elabora | Revisa | Firma (Límite X) | Firma Conjunta |
| Trámites Legales/Entes | No aplica | Autorizado /Apoderado | Autorizado /Apoderado | Solo actas |
Paso 3: Protocolización Estratégica
Evitando otorgar varios poderes individuales, y sustituirlos por un poder robusto que incluya cláusulas de sustitución y facultades claras para trámites.
Paso 4: Digitalización y Custodia
Un almacenamiento digital de las actas y poderes vigentes permite enviar la documentación necesaria de forma inmediata, sin esperar buscar el documento físico para enviarlo cada vez que se necesite.
Conclusión
Los cuellos de botella en toma de decisiones se asocian con falta de delegación de autoridad. Particularmente, en un contexto cambiante como el venezolano, los negocios deben contar con actas actualizadas, poderes estratégicos y autorizaciones claras para que no se estanque por su burocracia interna. El mantener el debido orden y claridad en la delegación de autoridad permite evitar la micro-gerencia y mejorar el enfoque de la gerencia en el posicionamiento estratégico del negocio.
Referencias:
Código de Comercio de Venezuela. (1955). Gaceta Oficial de la República de Venezuela, 475 (Extraordinaria), del 21 de diciembre de 1955
Helwing, Dan y Jordan, Linsay. 2025. Cómo la delegación de autoridad (DOA) puede mejorar la eficiencia operativa. Ernst & Young. Disponible en: https://www-ey-com.translate.goog/en_us/insights/financial-accounting-advisory-services/delegation-of-authority-policies-can-be-essential?_x_tr_sl=en&_x_tr_tl=es&_x_tr_hl=es&_x_tr_pto=tc al 02/05/2026.
Mamonova, Yuliia. 2025. Matriz de delegación de autoridad: Cómo dejar de microgestionar y empezar a prosperar. Headway. Disponible en: https://makeheadway.com/blog/delegation-of-authority-matrix/ al 02/05/2026.
